Hausverwaltungsassistent:in (m/w/d)

• Kompetente Ansprechperson für Eigentümer:innen, Mieter:innen, Professionist: innen und Behörden – telefonisch und schriftlich

• Zentrale Schnittstellenfunktion zwischen den einzelnen Abteilungen und Unterstützung eines reibungslosen Informationsflusses

• Unterstützung des Verwaltungsteams bei der Betreuung von Wohn- und Eigentumsobjekten (MRG-, WE- und Mischhäuser)

• Organisation und Koordination von Terminen sowie Beauftragung und Abwicklung von Kleinreparaturen

• Koordination und administrative Abwicklung von Versicherungsschäden

• Elektronische Pflege von Stammdaten sowie strukturierte Ablage und Verwaltung von Akten und Dokumentationen

• Prüfung von Eingangsrechnungen und Vorbereitung für die weitere buchhalterische Bearbeitung

• Unterstützung bei der Erstellung und dem Versand von Vorschreibungen und Jahresabrechnungen

• Aufbereitung von Unterlagen und Projekten für Eigentümerversammlungen sowie bei Bedarf Teilnahme und administrative Unterstützung vor Ort

• Professionelle und lösungsorientierte Bearbeitung von Anfragen, Anliegen und Beschwerden

• Eigenständiges, vorausschauendes Arbeiten sowie aktive Unterstützung des gesamten Verwaltungsteams

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (HAK, HAS, Lehre, Matura oder vergleichbare Qualifikation)

• Erste Berufserfahrung in der Hausverwaltung oder in einer vergleichbaren Position ist von Vorteil

• Grundkenntnisse im MRG und WEG sind wünschenswert

• Interesse an Immobilien sowie Freude am persönlichen und telefonischen Kontakt mit Menschen

• Sehr gute EDV-Anwenderkenntnisse, insbesondere in den gängigen MS-Office-Programmen

• Kenntnisse im Umgang mit Real Data sind von Vorteil

• Eine ausgeprägte Kunden- und Serviceorientierung sowie ein professionelles und freundliches Auftreten

• Eine strukturierte, sorgfältige, selbstständige und genaue Arbeitsweise

• Teamgeist, Belastbarkeit und die Fähigkeit, auch in arbeitsintensiven Situationen den Überblick zu behalten

• Eigeninitiative, Verantwortungsbewusstsein und Freude daran, aktiv mitzudenken und Lösungen zu finden

Ihr persönliches Profil:

• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sind Voraussetzung

• Strukturierte, sorgfältige und eigenständige Arbeitsweise

• Hohe Affinität zu digitalen Arbeitsprozessen und ein sicherer Umgang mit digitalen Tools

• Fundiertes kaufmännisches Verständnis, ergänzt durch idealerweise gute Kenntnisse in der Abwicklung von Schadensfällen

• Organisationstalent und Freude daran, auch bei vielfältigen Aufgaben den Überblick zu behalten

• Serviceorientierte und kommunikative Persönlichkeit mit einem professionellen Auftreten

• Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit mit umfassendem Aufgabengebiet

• Ein familiäres und kollegiales Team mit persönlicher Arbeitsatmosphäre – ein Arbeitsplatz zum Wohlfühlen

• Ein stabiles und angenehmes Arbeitsumfeld in einem etablierten Unternehmen mit einem engagierten Team

• Ein ruhiger Arbeitsplatz, der konzentriertes und selbstständiges Arbeiten ermöglicht

• Flexible Arbeitszeiten im Rahmen einer Gleitzeitregelung

• Kostenlose Getränke, Kaffee sowie frisches Obst und Gemüse

• Eine langfristige Zusammenarbeit ist ausdrücklich erwünscht