Assistenz in der Hausverwaltung (w/m/d)

• Sie übernehmen allgemeine administrative Tätigkeiten, darunter telefonischen Kundenservice, die Führung des elektronischen Postbuchs sowie die Erstellung und Bearbeitung von E-Mail- und Briefkorrespondenz.

• Sie erstellen und bearbeiten Aufträge und Rechnungen über GEMS und verwalten Dokumente wie Verträge, Angebote und Bescheide in HAVIS sowie im elektronischen Dokumentenmanagementsystem
  L-DOX.

• Sie stehen in laufender Kommunikation mit Ämtern und Behörden und bearbeiten Anfragen sowie erforderliche Nachweise.

• Sie betreuen unsere Mieter*innen umfassend. Dazu zählen insbesondere die Bearbeitung von Rechnungen, Kostenersätzen und Schadenersatzforderungen sowie die Erstellung und der Versand formeller Schreiben (z. B. Rundschreiben).

• Sie unterstützen bei baulichen Änderungen inklusive Genehmigungsprozessen und koordinieren Reparaturen sowie Schadensbehebungen.

• Sie erstellen Bewilligungen (z. B. für Haustierhaltung), Schlüsselbestätigungen sowie Verzichtserklärungen gemäß §§ 12 und 14 MRG und bearbeiten Fälle zum Wohnungstausch gemäß
  § 13 MRG sowie Verlassenschaften.

• Sie übernehmen das Beschwerdemanagement (z. B. bei Lärm, Nachbarschaftsthemen oder Geruchsbelästigungen) und koordinieren entsprechende Maßnahmen.

• Sie melden Schadensfälle an Versicherungen (z. B. Leitungswasser-, Haftpflicht- oder Feuerschäden).

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Lehre, HAK, HASCH).

• Sie bringen idealerweise mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position mit.

• Sie besitzen sehr gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere in Excel und Word.

• Sie arbeiten sich rasch und sicher in neue EDV-Programme ein.

• Sie zeichnen sich durch eine selbstständige und eigenverantwortliche Arbeitsweise aus.

• Sie verfügen über eine ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit.

• Sie überzeugen durch Teamfähigkeit sowie ein hohes Maß an Zuverlässigkeit.

Zahlreiche Benefits*:

• Spannende und verantwortungsvolle Aufgaben in einem stabilen, renommierten Unternehmen

• Angenehme Büroräumlichkeiten & gute öffentliche Erreichbarkeit

• Homeoffice

• Vier zusätzliche arbeitsfreie Fenstertage pro Kalenderjahr

• Firmenevents

• Diverse Gesundheitsmaßnahmen

• Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten

• Kinderzulage

• Essenszuschuss bzw. interne Werksküche

• Jahresticket der Wiener Linien

• Jobrad

• Zahlreiche weitere Benefits & Goodies z.B. Weihnachts- und Geburtstagsgeschenke, Buddy-System, etc.