MeinungenImmobilien Magazinimmomedien.at
/ Lesezeit 2 min
„Aus zehn Arbeitsschritten wird einer – oder keiner“
Digitalisierung | Interview
Selma Pucher – aus dem sozialen Wohnbau kommend – und Doris Kopf haben sich als Beraterinnen ganz dem Thema Prozessoptimierung verschrieben und erklären, wie Immobilienunternehmen Routineaufgaben automatisieren, Ressourcen gewinnen und den wirtschaftlichen Nutzen messen können.
Interview:
Immobilien Magazin: Wo verlieren Immobilienunternehmen besonders viel Zeit?
Selma Pucher: Bei wiederkehrenden Anfragen, dem Versand von Unterlagen und der manuellen Übertragung von Daten zwischen verschiedenen Systemen. Übergabeprotokolle werden beispielsweise noch auf Papier ausgefüllt, eingescannt, abgelegt und verschickt. Solche Abläufe lassen sich digital automatisieren. Beginnen sollte man mit häufigen, klar geregelten Prozessen, die wenig individuelle Entscheidung erfordern.
IM: Wie groß kann die Entlastung sein?
Doris Kopf: Die Abstellplatzvermietung ist ein gutes Beispiel: geringe Marge, aber bis zu zehn Arbeitsschritte – von der Anfrage über die Verfügbarkeitsprüfung und Vertragserstellung bis zur Vorschreibung und Übergabe. Dieser Ablauf lässt sich vollständig automatisieren. Im besten Fall muss ein:e Mitarbeiter:in nur noch den Schlüssel vorbereiten. Aus zehn manuellen Schritten wird einer oder keiner. Auch bei Wohnungsvermietungen ist vieles automatisierbar. Besichtigungen, persönliche Gespräche und die Auswahl passender Mieter:innen bleiben beim Menschen.
IM: Kann eine Hausverwaltung dadurch mit derselben Mannschaft mehr Einheiten betreuen?
Kopf: Ja. Automatisierte Standardprozesse schaffen Kapazitäten. Dazu gehören die Aufnahme und Weiterleitung von Schadensmeldungen, Bestätigungen und Standardauskünfte. Auch einfache Genehmigungen lassen sich bei klar definierten Kriterien weitgehend automatisiert vorbereiten und versenden. Die Servicequalität kann durch kürzere Reaktionszeiten sogar steigen. Bei Konflikten in der Hausgemeinschaft, komplexen Schäden oder Sanierungsentscheidungen bleiben Erfahrung und Urteilsvermögen unverzichtbar.
IM: Warum erzeugt Digitalisierung manchmal zusätzliche Arbeit?
Pucher: Weil neue Programme eingeführt werden, während alte Abläufe parallel bestehen bleiben. Dann werden Daten doppelt erfasst. Wir betrachten deshalb die gesamte Organisation: Vermietung, Rechnungswesen und Kundenbedürfnisse. Systeme müssen so verbunden werden, dass Informationen einmal erfasst und anschließend weiterverwendet werden können. Ebenso wichtig ist, Mitarbeiter:innen früh einzubinden. Eine Umstellung gelingt nur, wenn das Team sie mitträgt.
IM: Woran erkennt die Geschäftsführung, ob sich die Investition rechnet?
Pucher: An der Bearbeitungszeit pro Vorgang, der Zahl betreuter Objekte je Mitarbeiter:in sowie an Fehler-, Nacharbeits- und Reaktionszeiten. Dafür muss zunächst der Ausgangswert erhoben werden. Den Verbesserungen stehen Einführungskosten, laufende Lizenzkosten und Schulungsaufwand gegenüber. In der Umstellungsphase entsteht zunächst Mehrarbeit; die Entlastung folgt zeitversetzt. Hinzu kommen Werte, die sich schwerer unmittelbar beziffern lassen: zufriedenere Kund:innen und Mitarbeiter:innen. Gerade angesichts des Fachkräftemangels rechnet sich das langfristig.
Immobilien Magazin: Wo verlieren Immobilienunternehmen besonders viel Zeit?
Selma Pucher: Bei wiederkehrenden Anfragen, dem Versand von Unterlagen und der manuellen Übertragung von Daten zwischen verschiedenen Systemen. Übergabeprotokolle werden beispielsweise noch auf Papier ausgefüllt, eingescannt, abgelegt und verschickt. Solche Abläufe lassen sich digital automatisieren. Beginnen sollte man mit häufigen, klar geregelten Prozessen, die wenig individuelle Entscheidung erfordern.
IM: Wie groß kann die Entlastung sein?
Doris Kopf: Die Abstellplatzvermietung ist ein gutes Beispiel: geringe Marge, aber bis zu zehn Arbeitsschritte – von der Anfrage über die Verfügbarkeitsprüfung und Vertragserstellung bis zur Vorschreibung und Übergabe. Dieser Ablauf lässt sich vollständig automatisieren. Im besten Fall muss ein:e Mitarbeiter:in nur noch den Schlüssel vorbereiten. Aus zehn manuellen Schritten wird einer oder keiner. Auch bei Wohnungsvermietungen ist vieles automatisierbar. Besichtigungen, persönliche Gespräche und die Auswahl passender Mieter:innen bleiben beim Menschen.
IM: Kann eine Hausverwaltung dadurch mit derselben Mannschaft mehr Einheiten betreuen?
Kopf: Ja. Automatisierte Standardprozesse schaffen Kapazitäten. Dazu gehören die Aufnahme und Weiterleitung von Schadensmeldungen, Bestätigungen und Standardauskünfte. Auch einfache Genehmigungen lassen sich bei klar definierten Kriterien weitgehend automatisiert vorbereiten und versenden. Die Servicequalität kann durch kürzere Reaktionszeiten sogar steigen. Bei Konflikten in der Hausgemeinschaft, komplexen Schäden oder Sanierungsentscheidungen bleiben Erfahrung und Urteilsvermögen unverzichtbar.
IM: Warum erzeugt Digitalisierung manchmal zusätzliche Arbeit?
Pucher: Weil neue Programme eingeführt werden, während alte Abläufe parallel bestehen bleiben. Dann werden Daten doppelt erfasst. Wir betrachten deshalb die gesamte Organisation: Vermietung, Rechnungswesen und Kundenbedürfnisse. Systeme müssen so verbunden werden, dass Informationen einmal erfasst und anschließend weiterverwendet werden können. Ebenso wichtig ist, Mitarbeiter:innen früh einzubinden. Eine Umstellung gelingt nur, wenn das Team sie mitträgt.
IM: Woran erkennt die Geschäftsführung, ob sich die Investition rechnet?
Pucher: An der Bearbeitungszeit pro Vorgang, der Zahl betreuter Objekte je Mitarbeiter:in sowie an Fehler-, Nacharbeits- und Reaktionszeiten. Dafür muss zunächst der Ausgangswert erhoben werden. Den Verbesserungen stehen Einführungskosten, laufende Lizenzkosten und Schulungsaufwand gegenüber. In der Umstellungsphase entsteht zunächst Mehrarbeit; die Entlastung folgt zeitversetzt. Hinzu kommen Werte, die sich schwerer unmittelbar beziffern lassen: zufriedenere Kund:innen und Mitarbeiter:innen. Gerade angesichts des Fachkräftemangels rechnet sich das langfristig.
GR
AutorGerhard Rodler
Tags
Selma Pucher
Doris Kopf
Weitere Artikel