Die „Due Diligence“ aus der Sicht eines Transaktions-begleitenden Maklers

Der Erwerb von Immobilien, insbesondere im gewerblichen Bereich stellt einen zunehmend komplexen Akt dar, der die Prüfung des zu erwerbenden Objektes durch Experten aus mehreren, unterschiedlichen Disziplinen erfordert. Diese vielfältigen Disziplinen gehen natürlich über jenes Leistungsspektrum hinaus, das typischerweise von Immobilienberatern angeboten wird. Die Koordination und das termin- und ergebnisorientierte Controlling des Due Diligence Prozesses wurde jedoch zu einer komplementären Dienstleistung, die EHL standardmäßig mit abdeckt und die mitunter auch isoliert nachgefragt wird, selbst dann, wenn EHL nicht vermittelnd in die Transaktion eingebunden ist. D [b] efinition und Zweck der Due Diligence [/b] Unter Due Diligence Prüfung versteht man den strukturierten Prozess zur Analyse, Prüfung und Bewertung des Kaufgegenstandes (im Folgenden kurz auch „target“). Due Diligence meint demnach die sorgfältige und systematische Beschaffung und Aufbereitung von Informationen zum Kaufgegenstand. Der Käufer einer Immobilie möchte also im Rahmen der Due Diligence sichergehen, dass die Immobilie, die er zu erwerben gedenkt, auch die allgemein üblichen oder die speziell bedungenen Eigenschaften aufweist. Das Ergebnis dieser Prüfung wirkt sich in der Regel auch sehr stark auf die Gewährleistungen und Absicherungen, die die Vertragsparteien im Rahmen des zu schließenden Kaufvertrages vereinbaren, aus. Um hier unliebsame Überraschungen tunlichst zu vermeiden, wird es insbesondere bei großvolumigen und komplexen Transaktionen immer mehr zum Standard, dass die Verkäuferseite diese Prüfung im Rahmen einer sog. „seller`s Due Diligence“ quasi vorweg nimmt und die Ergebnisse dem potentiellen Käufer – noch vor Legung eines Angebotes – zur Verfügung stellt, damit beide Seiten ein „schärferes“, und soweit möglich auch identes Bild von der Immobilie haben. ## Teile / Disziplinen der Due Diligence Die unterschiedlichen Disziplinen einer standardmäßigen Due Diligence Prüfung für eine gewerbliche Immobilie stellen in der Regel die immobilienwirtschaftliche, die rechtliche, die steuerliche und die technische Prüfung dar. Je nach Erfordernis und Art der Immobilie werden einzelne Aspekte als eigene Teilprüfungen verselbständigt (bspw.“ environmental Due Diligence“ bei Verdacht auf Kontaminierung) oder weitere Disziplinen hinzugefügt (zum Beispiel Analyse der demographischen Voraussetzungen bei Einkaufs- oder Fachmarktzentren). ## Ablauf in der Praxis Am Beginn von Due Diligence Handlungen steht in der Regel das Angebot /Letter of Intent (im Folgenden kurz auch „LOI“) der Käuferseite sowie die Annahme des „LOI“ durch die Verkäuferseite. Parallel dazu bzw. unmittelbar danach werden üblicher Weise die Beraterteams und die jeweiligen Ansprechpartner festgelegt. Bevor die Spezialisten der Prü- ferteams ihre Arbeit beginnen können, müssen die zu prüfenden Unterlagen in strukturierter Form möglichst vollständig im Rahmen eines sog. Datenraumes aufbereitet werden. Da die Beraterteams zum Teil simultan auf die Unterlagen zugreifen müssen, hat sich die Verwendung von sog. elektronischen Datenräumen durchgesetzt. Mittels online Zugang ist so eine gleichzeitige Prüfung durch Beraterteams von verschiedenen Standorten aus möglich. EHL bietet daher als standardmäßigen Service bei Investmenttransaktionen die Aufbereitung und Strukturierung von elektronischen Datenräumen sowie die zur Verfügungstellung der erforderlichen Plattform als web-basierte Softwarelösung an. Damit muss der Kunde nicht in eine eigene Softwarelösung investieren und Personal dafür schulen lassen, die er in den meisten Fällen nur singulär benötigt. ## Koordination Je komplexer eine Transaktion ist und je mehr Berater und Spezialisten in die Prüfung involviert sind, umso mehr besteht das Erfordernis nach Steuerung der Prüfungshandlungen und einer Koordination der beteiligten Personen. Weiters zeigt die Praxis, dass es viele Fragestellungen gibt, die parallel in mehreren Diszipli- nen auftreten und die uU einer näheren Detailprüfung bedürfen. Dies liegt daran, dass kein Datenraum so vollständig ist, um sämtliche, sich im Rahmen der Due Diligence ergebenden Detailfragen beantworten zu können. EHL bietet daher ebenfalls standardmäßig im Rahmen der von EHL betreuten Transaktionen die Koordination der auf beiden Seiten involvierten Teams inklusive einer Kontrolle der gemeinsam zu vereinbarenden Terminpläne sowie das sog. „Q&A-Management“ an. Darunter versteht sich die strukturierte Betreuung der Beantwortung von auftretenden Fragen. So wird vorweg geprüft, ob sich beispielsweise angeforderte Dokumente nicht ohnehin im Datenraum befinden oder diese schon von anderen Personen angefordert wurden. In weiterer Folge wird geklärt, wer für die Beibringung der Unterlagen bzw. Beantwortung der Fragen zuständig ist und innerhalb welcher Frist bzw. bis zu welchem Zeitpunkt dies zu erfolgen hat. Dies wird in einer sog. „Q&A-Liste“ dokumentiert und allen an der Due Diligence beteiligten Personen täglich in der aktuellen Fassung übermittelt. Oft wird diese „Q&A Liste“ auch als Anhang dem Kaufvertrag beigefügt, um die Ergebnisse der Due Diligence transparent zu machen. ## Minimierung von potentiellen Problemstellen Die häufigsten, in der Praxis auftretenden Probleme bei Due Diligence Prüfungen, die nicht mit objektiven Mängeln des „targets“ zusammenhängen, sind ein unstrukturierter, unvollständiger Datenraum, das Nicht-Einhalten von festgelegten Prüffristen, redundante Fragestellungen und überlastete Ansprechpersonen für die Beantwortung von Fragen. Die Vertragsparteien benötigen in der Regel ihre Ressourcen für das Tagesgeschäft sowie für die eigentliche Abwicklung und das Verhandeln der Transaktion. Viele organisatorische Bereiche der Due Diligence Prüfung können daher guten Gewissens an externe Spezialisten ausgelagert werden. EHL hat basierend auf der Erfahrung vieler Investmentdeals, die in den letzten Jahren begleitet wurden, reichhaltige Erfahrung bei komplexen, großvolumigen Transaktionen erworben und kann daher Tools und Strukturen anbieten, die zwar das Gelingen von wichtigen Immobiliengeschäften nicht gewährleisten, deren Erfolgswahrscheinlichkeit aber wesentlich erhöhen. Die EHL Mitarbeiter bringen ihre jahrelange Erfahrung, die sie bei vielen ähnlich gelagerten Problemstellungen sammeln konnten, ein und können potentiell neuralgische Punkte frühzeitig identifizieren, um das Risiko von Terminüberschreitungen zu minimieren und die Ressourcen der Vertragsparteien für deren Kernfunktionen bei Transaktionen freizuspielen. Viele EHL Kunden schätzen deshalb die professionelle Due Diligence Betreuung als wichtigen Teil der EHL Dienstleistungen, weil sie wesentlich zum Gelingen von Käufen bzw. Verkäufen beitragen. Dies bestätigt auch die Tatsache, dass diese EHL-Dienstleistung auch bei Deals nachgefragt werden, bei denen EHL nicht vermittelnd tätig ist.