Mein Büro, dein Büro

Dank Laptop und Smartphone können viele Büroarbeiten heute ortsunabhängig ausgeführt werden. Die Folge sind Unmengen an ungenutzten Büroflächen. In den letzten Jahren haben mehrere Firmen Möglichkeiten entwickelt, diese leeren Räume wieder ihrem Zweck zuzuführen. Die Zahl der kleinen und mittleren Unternehmen sowie der EPUs ist in den letzten Jahren auch in Österreich stark gestiegen. Gleichermaßen steigt auch die Nachfrage für Büroflächen. Allerdings können oder wollen sich viele kleine Unternehmen kein eigenes Büro leisten. Für dieses Problem gibt es eine effiziente und einfache Lösung: teilen. ##Büros für alle, jederzeit „Sie kriegen heute ja schon alles genau maßgefertigt. Das verändert auch die Arbeitsgewohnheiten. Jetzt gibt es vermietete Flächen, wo aufgrund der veränderten Arbeitsgewohnheiten Leute nicht mehr regelmäßig im Büro sitzen. Verschiedenen Studien zufolge stehen dadurch weltweit etwa 30 Millionen Quadratmeter 200 Tage im Jahr leer. Wenn Sie sich das durchrechnen, ergibt das Opportunitätskosten von einer halben Milliarde Euro pro Tag. An dem Punkt setzt unser Angebot an“, erklärt Alexander Strohmayer, Gründer der NENO Offices. Derzeit bietet NENO knapp 1000 Quadratmeter Büroflächen zur stundenweisen Benutzung an drei verschiedenen Standorten in Wien an. Mit dem gleichen Ansatz aber einem anderen Modell arbeitet das Unternehmen KEY TO OFFICE. „Wir glauben, Arbeit passiert überall und jederzeit. Zirka 70 Prozent aller Angestellten haben bereits jetzt die notwendige Technologie, um ortsunabhängig zu arbeiten“, sagt Matthias Kubicki, Mitgründer von KEY TO OFFICE. Die Internetplattform ist ein virtueller Marktplatz, an dem Firmen unterschiedliche Räume mieten und vermieten können. Sind ein Raumanbieter und ein Mieter einig geworden, wickelt KEY TO OFFICE den Rest ab und bezahlt am Ende des Monats 80 Prozent der Miete an den Raumanbieter aus. Und auch die VOC Vienna Office Center GmbH hat sich flexiblen Arbeitsplätzen verschrieben. „Unsere Flächen sind sehr kurzfristig und bereits ab einer Vertragsdauer von 1 Monat – gegebenenfalls in Einzelfällen auch kürzer – erhältlich“, sagt Nikolaus Peter Lengersdorff, Geschäftsführer des Unternehmens. Anfragen von ausländischen Geschäftsfreunden haben ihn dazu inspiriert, sowohl verschiedenste Büros kurzfristig und für begrenzte Zeiträume zu vermieten als auch Shared-Office-Spaces anzubieten. Mit diesen drei Modellen könnte ein einzelner Arbeitsplatz – zumindest theoretisch – 24 Stunden am Tag von verschiedenen Personen genutzt werden. Die Stunde ist hier besonders für Strohmayer ein wesentliches Schlagwort. Er legt Wert darauf, dass NENO eben nicht Räume für eine gewisse Zeit vermietet, sondern vielmehr Zeit an einem Arbeitsplatz verkauft. Dementsprechend funktionieren viele konventionelle Werte der Immobilienbranche hier nicht. Es gibt – zumindest für die Nutzer – keine Quadratmeterpreise. ##Workspace pro Stunde „Wir bieten unsere Flächen ab einer Stunde Nutzungsdauer an, die Verrechnung funktioniert aber minutengenau. Selbst Vielnutzer, die NENO als flexible Homebase nutzen, kommen damit nur auf etwa 200 bis 220 Euro im Monat, bleiben damit also auch finanziell unabhängig“, preist Strohmayer sein Produkt an. Auch für Kubicki spielen Quadratmeter keine Rolle: „Der Preis ist abhängig von Ausstattung und Lage, die Größe der Räume spielt eine geringere Rolle. Die Stundensätze bewegen sich zwischen 16 und 40 Euro netto, die Tagessätze zwischen 100 und 800 Euro netto.“ Genaue Preise und Nutzungsdauer sind bei KEY TO OFFICE Sache von Vermieter und Nutzer. Ähnlich ist es auch bei Vienna Office Center. Die Angebote sind sehr vielfältig und individuell, sie lassen sich daher nicht in einen allgemeingültigen finanziellen Rahmen setzen. Strohmayer hingegen hat für seine Kunden klar abgrenzbare Nutzungsmodelle geschaffen: „Das beginnt bei Pay-per-use, ähnlich wie bei Car2go. Über eine Gratis-App können Sie Ihren gewünschten Standort und Ihre gewünschte Arbeitstypologie buchen und zahlen nur die Nutzungsdauer. Eine Stunde kostet zwischen zwei und fünf Euro pro Person, abhängig vom gewählten Produkt. Die Go-Membership ist ein Abo mit Grundgebühr plus einem Euro pro Stunde zum flexiblen Arbeiten. Und schließlich bieten wir eine Stay-Membership an. Damit können Unternehmen gegen einen fixen Betrag Ihren Firmensitz auf zumindest ein Jahr bei uns einrichten.“ Der Schwerpunkt für die drei Unternehmen liegt auf Betrieben mit ein bis etwa neun Personen, bei KEY TO OFFICE bis 25 Personen. Eine schwer zu fassende Zielgruppe - mit sehr persönlichen und komplexen Bedürfnissen bezüglich ihrer gewünschten Arbeitsplätze. ##Anspruchsvolle Kundschaft „Das geht von Nutzern, die nur zweimal im Jahr einen Seminarraum buchen bis hin zu Leuten, die jede Woche zumindest einmal hier sind. Junge Väter zum Beispiel, die in der digitalen Welt arbeiten und dabei manchmal ein wenig Abstand zur Familie haben möchten. Und hier am Standort in der Tuchlauben gibt es sogar eine Nutzerin, die ich praktisch täglich sehe“, erzählt Strohmayer. Ähnlich diversifiziert ist die Kundschaft bei Vienna Office Center. „Unsere Kunden kommen aus unterschiedlichsten Branchen. Unter ihnen finden sich Personalberater, Immobilienentwickler, Projektmanager, Ärzte bis hin zum Schneider“, berichtet Lengersdorff. Vienna Office Center begegnet dieser Herausforderung mit einer großen Anzahl an sehr Unterschiedlichen Büroräumen. „Wir bieten Shared Offices, kleine Einzelbüros, Tagesbüros, die nur für einzelne Stunden und Tage angemietet werden können, und repräsentative, großzügige Chefbüros mit Blick auf den Graben in verschiedenen Größen zwischen zehn und 35 Quadratmeter an. Gemietete Büros stehen unseren Kunden sieben Tage die Woche und 24 Stunden am Tag zur Verfügung“, sagt Lengersdorff nicht ohne Stolz. Nachdem KEY TO OFFICE lediglich zwischen Unternehmen vermittelt, entfällt hier das Problem der Raumausstattung. NENO trägt dem Problem mit neuester Technik Rechnung. „Eigentlich sind wir ein Technologieunternehmen, das sich als Immobilienbetreiber tarnt. Wir haben ein dynamisches Flächenmanagement entwickelt, das eigens gebaute Möbel, eine App mit lernfähigem Buchungssystem und eigene Schlösser beinhaltet. Wenn zum Beispiel jemand jede Woche am Dienstag um eine bestimmte Uhrzeit einen bestimmten Raum bucht und ein anderer möchte den Raum am Dienstag um diese Uhrzeit haben, dann fragt unser System zunächst beim ersten Kunden nach, ob er den Raum auch diesen Dienstag haben will und versperrt bei Bedarf den Raum für andere User“, erklärt Strohmayer. Natürlich ist die Kapazität der Modelle nicht unbegrenzt, aber das ist auch nicht der Anspruch der Sharing-Modelle. Hier geht es um flexible Nutzung von Arbeitsräumen. Und zumal die Systeme dem Nutzerverhalten Rechnung tragen, werden regelmäßige Kunden immer einen Arbeitsraum vorfinden. «