Software-Facts

Die Software kann im Immobilienvertrieb wie in der -Verwaltung unterstützen aber auch ein Hemmschuh sein, je nachdem ob das System passt. Wer Maklersoftware einsetzen will, der muss sich irgendwo entscheiden, ob er lieber im Hintergrund verwaltet oder front-Office arbeitet. So viel ergibt die Durchsicht der gängigen Lösungen die derzeit im Umlauf sind. Der Immformer, eine Maklersoftware einer Wiener Softwareschmiede gehört sicherlich zur ersten Kategorie. Das Produkt welches das Unternehmen seit fünfzehn Jahren weiterentwickelt, hat die Kundenverwaltung so ausgefeilt, dass zum Beispiel ein halbautomatischer Angebotsversand möglich ist. Damit will man es schaffen, aus einer gesicherten Verwaltung auch den Verkauf anzuregen. Das System ist recht ausgefeilt, wie man bei der allgemein zugänglichen Produktpräsentation feststellen kann, gibt aber damit auch viele Prozesse bis ins Detail vor. Auch der Marktführer Flowfact gilt als durchprogrammierter Alleskönner, der Struktur bietet aber auch voraussetzt, diese zu wollen. Insbesondere für die zahlreichen Quereinsteiger in der Makler-Branche kann es schwierig sein, sich die Kenntnisse zu den Komplettlösungen anzueignen. Daniel Gallner, der für sein vermarktendes Immobilienunternehmen, die Stadtquartier Immobilien- und ProjektentwicklungsGmbH derzeit eine Angebotsprüfung durchführt, um sich für die Zukunft hier richtig zu positionieren, will die Bedienbarkeit in den Vordergrund gerückt wissen: „Wir benötigen eine Lösung, die easy-to-use ist und die man intuitiv bedienen kann.“ Für lange Einschulungen sei keine Zeit und Blockaden im Betrieb wären zu befürchten. ##Multimediale Anwendung Gutes Feedback in die Richtung bekommt die Softwarelösung OnOffice von deren Kunden. Das CRM-Programm wird nicht nur der übersichtlichen und spielerisch erlernbaren Bedienung gelobt, sondern auch wegen der guten Integrierbarkeit in den Arbeitsalltag. Eine rasche Datenänderung auf allen Kanälen wird als Standard angepriesen und was den Umstieg auf das Programm so nebenbei ermöglicht, ist die einfache Übernahme der Daten von Vorgängerprogrammen. Das System stellt beim Datentransfer außerdem auf den mobilen Nutzer ab, den es ja unter den Maklern von heute durchaus geben soll und eine Handy-App gibt es auch. Beim Anbieter Eresnet der das Produkt WebReal vertreibt, berichtet die Marketingleiterin Veronika Geyer: „Bereits fünfzig Prozent der Anwendungsfälle kommen über Smartphone oder Tablet.“ Eine multimediale Verwaltung ist State-of-the-Art und gilt in Sachen Vermarktung als das Um und Auf. Ermöglicht wird das durch verschlüsselte Datenprotokolle und eine zentrale Datenspeicherung. Braucht man eine zusätzliche App, oder kommt man mit dem Facebook-Anschluss aus? Das ist eine Frage, die sich Einkäufer stellen müssen und auch ob man mehrsprachig kommunizieren muss. Da differenzieren sich die Produkte nämlich auch aus und auf Apple laufen auch noch nicht alle Systeme. ##Bezahlen, wie und wofür? Das Bezahlmodell fällt bei den Anbietern recht unterschiedlich und das erhöht die Intransparenz bei den Kosten leider stark. Hat man beim vorigen Fall einen günstigen Basistarif mit Modul-Aufpreisen und dem Service exklusive, setzen andere Anbieter auf Preismodelle, bei denen mehr Inklusiv-Features mehr kosten. Bei Justimmo zahlt man dafür umso mehr, je mehr Objekte verwaltet werden und bei TopREAL will man für das Setup eine Einstiegssumme sehen, um es danach billiger zu geben. Bei EDIReal wiederum findet sich eine Liste mit nicht weniger als 24 möglichen Kostenstellen, die mit bis zu 4 Möglichkeiten – je nach Bürogröße und Laufzeit – noch abzugleichen sind. Immobilienvermarkter Gallner begegnet den Tarif-Dschungel mit Opting-out, denn, „es gibt einige, die bieten viel an, das man eigentlich nicht braucht.“ Alltagstauglichkeit ist also gefragt und alles was eingekauft wird, muss auch jährlich bezahlt werden. Mietsoftware nennt sich dieses Modell, das über einen Nutzungsvertrag geregelt wird. Ein Vertragswerk von bis zu 25 Seiten ist dabei durchzuarbeiten und zu verstehen. Dass mancher angesichts dessen auf die Alternative aus dem unverbindlicheren offenen Softwarebereich verfällt, ist nachvollziehbar. Auch für Gallner stellt sich die Frage und dabei zählen die Extras doppelt: „Ich muss darauf achten, dass die Kosten nicht zu stark kumulieren.“ Die Gefahr bestünde, dass mit der Zahl der Mitarbeiter im Großbüro die Kosten explodieren. Ein weiteres genanntes Argument im sich schnell entwickelnden Immobiliengeschäft ist das Zeitgemäße. Eine veraltete Software gilt da als No-Go und ein Produkt, das andererseits mit der Zeit geht, wird gewünscht. Mit Export ins Excel-Format und diversen Dateivorlagen ist da aber längst niemand mehr zu beeindrucken. Eine sich abgleichender elektronischer Kalender und elektronische Post sind dafür ein Must-have. ##Anschluss ans WorldWideWeb Die Integrierbarkeit in externe Datenbanken ist der Mehrwert der heute gesucht wird. Das Schlagwort dabei lautet Ameta-Fähigkeit. „Für gewisse Geschäfte ist das Weitervermitteln auf Knopfdruck wesentlich“, berichtet Gallner und der gemeinsame XML-Standard hilft dabei. Was noch hilft, ist das Netzwerk, das es bei den Lizenzgebern mit einzukaufen gibt bzw. das dann eingekauft werden kann. Dieses kann unterschiedlich groß sein und bezieht andere Makler ebenso mit ein, wie Immobilienplattformen, bei denen Inserate auf Knopfdruck durchgeschaltet werden können. Unterschiedlich ist dabei je nach Anbieter der Umfang der buchbaren Plattformen nach Zahl, Größe und Internationalität. Vierzig bis achtzig nationale und internationale Plattformen können auf einen Schlag erreicht werden. Veronika Geyer sieht darin überhaupt die Essenz: „Neunzig Prozent der Wohnungssuche findet heute online statt.“ Jemand der auf Open­Estate das frei finanzierte Softwarepaket setzt, kann auch bei Plattformen andocken, muss das aber individuell vornehmen. Einer unverbindlichen und im Prinzip kostenlosen Software stehen auch die möglichen Tücken einer enden wollenden Gewährleistung gegenüber. So lange aber die Kosten gegen null gehen, ist für manche diese Variante durchaus denkbar, auch für Gallner: „Ich schaue mir das sicherlich an.“ Grundsätzlich muss man sich dabei über die Bedürfnisse klar werden und ob einem das Einfache reicht oder ob man lieber aus dem Vollen schöpft. ##Der elektronische Hausverwalter Was andererseits Hausverwalter-Software angeht, ist eine schlaue und vielseitige Unterstützung im Hintergrund gefragt. Nur durch eine zeitgemäße und entsprechend flexible Software wären heutzutage anfallende Aufgaben einfach und effizient zu erledigen, ist man sich beim Softwareproduzenten Schweighofer seiner Aufgabe bewusst. „Bei der Wahl der richtigen Software sollte ein besonderes Augenmerk auf einen logischen Aufbau und eine anwenderfreundliche Benutzeroberfläche gelegt werden. Das verkürzt die Einführungsphase, spart unnötige Zusatzkosten und auch neue Mitarbeiter finden sich rasch darin zurecht“, fasst Christian Delacher vom Kundensupport des Software-Hauses zusammen. Die beste Software würde nichts bringen, wenn sie nicht bedienbar ist. Wie das etwa Anbieter Andromeda löst, erklärt Geschäftsführerin Gabriele Fechter: „Das bedeutet für uns Arbeitsabläufe auf einen Klick zusammenzufassen und Dinge, die man häufig braucht, wie Kontoauszug oder OP-Liste von überall aus abrufbar zu machen. So können diese beispielsweise direkt aus den Vertragsdaten gedruckt werden, um ein Umsteigen in die Buchhaltung zu vermeiden. Durch das Arbeiten mit einer Baumstruktur sind Objekte und Personen ständig präsent. Zusätzlich gibt es Schaltflächen, die jeder Anwender sich mit seinen wichtigen Funktionen (Erstellen der Mahnliste oder Erstellen der Wertsicherung etc.) belegen kann. Natürlich wird diese Oberfläche von wichtigen, zeitsparenden Funktionen wie etwa dem automatischen Versenden der Vorschreibungen, Abrechnungen etc. per E-Mail und auch dem Verschicken von Serien-SMS unterstützt.“ Walter Seierl, Prokurist in der Rustler Gruppe, weiss um die Tücken, die Benutzerfreundlichkeit erschweren können: „Durch die sehr komplexen Gegebenheiten im österreichischen Wohnrecht – man denke nur an die letzte Steuerreform – sind eine Vielzahl von Sonderlösungen in die Programme einzubauen. Dies birgt jedoch auch die Gefahr, dass die Programme so vielschichtig werden, dass deren Bedienung eine Herausforderung wird.“ Bei den Standardprozessen, wie dem Rechnungswesen will man maximal automatisieren, letztlich mit dem Ziel, dadurch Ressourcen für den Kundenkontakt frei zu machen. Die Weiterentwicklung der Software sei ganz wichtig, einerseits um Gesetzesänderungen, etwa beim Zahlungsverkehr, abzubilden und andererseits um auch Kundenwünsche besser erfüllen zu können und auch wegen der laufenden Optimierung der Prozesse. Delacher, der mit seinen Produkten 160 Hausverwalter unterstützt, hat aber auch die Änderungen in den Betrieben im Auge: „Die Software sollte zukunftssicher sein und mit dem Unternehmen mitwachsen können.“ Exportmöglichkeiten zu anderen Buchhaltungsprogrammen, Bereitstellung von Online-Services und die einfache Individualisierung von Ausdrucken ohne Programmieraufwand machen den Mehrwert einer leistungsstarken Hausverwaltungssoftware aus. Ein qualifizierter Support und individuelle Schulungsangebote runden hier ein Programmpaket ab, das überzeugen will. «