Immobilien werden digital. Aber rechnet es sich schon?

Der Lieferschein liegt im Baucontainer. Die Rechnung wartet in der Buchhaltung. Der Bauleiter sucht eine Auftragsbestätigung, während in der Hausverwaltung das Telefon klingelt. Im Maklerbüro treffen inzwischen die nächsten Anfragen ein. Der Wille zur Digitalisierung beginnt in der Immobilienbranche häufig bei jenen kleinen Unterbrechungen, die sich über einen Arbeitstag zu Stunden summieren. Und über ein Projekt zu beträchtlichen Kosten.
Wie viel Arbeit noch zwischen verschiedenen Anwendungen hängen bleibt, beschreibt Nora Kahlig, Geschäftsführerin von Conthaus. Ihrer Beobachtung nach arbeitet die Mehrheit der Hausverwaltungen weiterhin mit getrennten Systemen, manuellen Dateneingaben und zusätzlichen Excel-Listen. Besonders betroffen seien Rechnungsverarbeitung, Betriebskostenabrechnung und aktuell die Indexierung. Auch die Kommunikation mit Eigentümer:innen und Mieter:innenn laufe oftmals mehrgleisig.
Im Immobilienvertrieb sieht Stefan Kalt von Justimmo eine ähnliche Herausforderung. Der komplexer und dynamischer werdende Arbeitsalltag mache es für Makler:innen zunehmend wichtig, wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren. Das Ziel sei mehr Zeit für ihre Kernkompetenz: die Kundenbetreuung. „Automatisierung und individuelle Beratung sind dabei keine Gegensätze“, betont Kalt.

Beide Perspektiven führen mitten in die entscheidende Frage des Marktes: Wie werden aus einzelnen digitalen Werkzeugen zusammenhängende Arbeitsabläufe, die Mitarbeiter:innen entlasten und den Service verbessern?

Zwischen guter Selbsteinschätzung und Aufholbedarf

Eine im Februar 2026 veröffentlichte Umfrage von ImmoScout24 unter mehr als 330 österreichischen Makler:innen und Bauträger:innen zeichnet zunächst ein positives Bild. Rund drei Viertel bewerten den Digitalisierungsgrad ihrer Branche als gut. Gleichzeitig sehen sie weiterhin deutliches Entwicklungspotenzial.

Ein zurückhaltenderes Bild liefert die EY-Studie zum digitalen Wandel im österreichischen Mittelstand. Im zusammengefassten Bereich Immobilien und Baugewerbe schreiben lediglich 27 Prozent digitalen Technologien einen sehr hohen Stellenwert für ihr Geschäftsmodell zu.

Conthaus setzt nach Kahligs Darstellung genau dort an. Die modulare Software soll zentrale Verwaltungsprozesse vernetzen und Mehrfacherfassungen sowie manuelle Arbeitsschritte reduzieren. Das Spektrum reicht von der digitalen Rechnungsverarbeitung über die Buchhaltung bis zum Webportal Contweb und zu Auswertungen via App. Informationen sollen innerhalb des Arbeitsablaufs weiterverwendet werden können, ohne sie immer wieder neu zu erfassen.

Auch Stefan Kalt von Justimmo zieht aus seiner Praxis keinen unmittelbaren Ländervergleich. Justimmo sei speziell auf den österreichischen Markt zugeschnitten und beschäftige sich deshalb vorwiegend mit den Prozessen hierzulande. Zwei Voraussetzungen gelten für ihn jedoch unabhängig vom nationalen Markt: „fundiertes Prozessverständnis und hohe Datenqualität“. Darauf müssten Digitalisierungsstrategien und die Auswahl geeigneter Anwendungen aufbauen – auch beim Einsatz künstlicher Intelligenz.

Der Nutzen liegt laut Kalt in eingesparter Arbeitszeit, schnelleren Abläufen sowie besserer Nachvollziehbarkeit und transparenten Berichten. Eine konkrete Zeitersparnis in Stunden oder Prozent nennt er in seinem Statement nicht. Welche Wirkung eintritt, hängt damit auch hier vom jeweiligen Prozess und seiner bisherigen Organisation ab.

Was drei Minuten wert sind

Auch in der Immobilienverwaltung lässt sich der wirtschaftliche Nutzen an zunächst unscheinbaren Vorgängen festmachen. Nora Kahlig nennt dafür eine einfache Beispielrechnung: Sinkt die Bearbeitungszeit eines Vorgangs von sechs auf drei Minuten, entspricht das einer Zeitersparnis von 50 Prozent. Bei 1.000 Vorgängen pro Jahr werden dadurch 50 Arbeitsstunden frei. Die tatsächliche Ersparnis hänge vom Unternehmen und den eingesetzten Modulen ab.

Die Rechnung ist bewusst keine pauschale Produktivitätszusage. Sie zeigt vielmehr, warum häufig wiederkehrende Tätigkeiten besondere Aufmerksamkeit verdienen. Eine einzelne Eingabe mag nur Minuten kosten. Wird sie bei jeder Rechnung, jedem Objekt und jedem Abrechnungslauf wiederholt, wächst daraus ein erheblicher Ressourcenbedarf. Für Kahlig liegt der Zweck der Automatisierung deshalb in einer besseren Verwendung der vorhandenen Arbeitszeit. Hausverwaltungen sollen von repetitiven Tätigkeiten entlastet werden und mehr Freiraum für fachliche Aufgaben sowie die Betreuung von Eigentümer:innen und Mieter:innen gewinnen. Gerade der persönliche Einsatz und das sichtbare Engagement der Verwaltung kämen aus Zeitgründen häufig zu kurz.

Hier treffen sich die Perspektiven von Verwaltung und Vertrieb. Kahlig spricht von Freiraum für fachliche Aufgaben und Betreuung, Kalt von Zeit für die Kernkompetenz des Maklers. Effizienz entscheidet sich damit auch daran, was mit den gewonnenen Ressourcen geschieht: mehr betreute Immobilien, bessere Erreichbarkeit, sorgfältigere Beratung oder eine Kombination daraus.

Das Wiener Unternehmen Cambioo setzt hingegen bei der Kommunikation von Hausverwaltungen an. Der Anbieter beschreibt seine Lösung als KI-Mitarbeiter für Telefon, E-Mail und WhatsApp. Sie nimmt Anliegen auf, fragt fehlende Informationen nach, ordnet sie Objekten und Zuständigkeiten zu und bereitet Vorgänge für das Verwaltungsteam vor. Nach eigenen Angaben arbeiten mehr als 250 Hausverwaltungen in Österreich, Deutschland und der Schweiz mit Cambioo. Für Hausverwaltungen eröffnet sich damit eine konkrete Wachstumsperspektive. Wiederkehrende Anfragen lassen sich vorstrukturieren, Mitarbeiter:innen werden seltener unterbrochen und Anliegen bleiben nachvollziehbar. Ob daraus tatsächlich zusätzliche Verwaltungskapazität entsteht, hängt von der Qualität der Zuordnung und der anschließenden Bearbeitung ab.

Software allein verändert keinen Betrieb

Mit der wachsenden Auswahl steigt die Gefahr, weitere Anwendungen auf bestehende Abläufe zu setzen, ohne deren Schwächen zu beseitigen. Fehlende Schnittstellen und unzureichende Datenqualität sind dabei nur ein Teil des Problems.

Nora Kahlig betont die organisatorische Seite: „Entscheidend ist deshalb, nicht einfach bestehende Abläufe zu digitalisieren, sondern sie gezielt zu verbessern.“ Dafür brauche es klare Prozesse, definierte Verantwortlichkeiten und Mitarbeiter:innen, die neue Arbeitsweisen mittragen. Conthaus verfolgt nach ihren Angaben einen modularen Ansatz. Hausverwaltungen sollen ihre Prozesse schrittweise automatisieren und einzelne Lösungen so verbinden können, dass sie zur jeweiligen Kanzlei passen. Der Nutzen entsteht im Zusammenspiel der Module mit den tatsächlichen Arbeitsabläufen.

Kahlig empfiehlt deshalb, die Ergebnisse regelmäßig zu messen. Bearbeitungszeiten, manuelle Korrekturen und wiederkehrende Kundenanfragen machen sichtbar, ob sich die Arbeit tatsächlich verbessert. „Digitalisierung ist für uns kein einmaliges IT-Projekt, sondern ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess.“ Für den Vertrieb ergänzt Kalt eine ebenso grundlegende Voraussetzung: „Entscheidend für den erfolgreichen Einsatz all dieser Lösungen ist eine konsequente und kontinuierliche Datenpflege.“ Ein System kann seine Möglichkeiten erst entfalten, wenn Objektinformationen und Kontaktdaten verlässlich gepflegt werden. Das gilt für einfache Automatisierungen ebenso wie für anspruchsvollere KI-Anwendungen.

KI rückt näher an den Kunden

Im Vertriebsalltag erleichtern KI-gestützte Werkzeuge bereits die Erstellung und Bearbeitung von Bildern und Texten, berichtet Kalt. Die nächste Entwicklungsstufe reicht nach seiner Einschätzung jedoch deutlich weiter. KI-Agenten könnten Berichte für Meetings zusammenstellen, Makler:innen auf Kundentermine vorbereiten oder bei Preisargumentationen gegenüber Abgeber:innen unterstützen. Entscheidend ist für ihn die Grundlage solcher Anwendungen: Sie sollen mit den konkreten Objekt- und Kontaktdaten arbeiten können und dadurch über allgemeine Informationen hinausgehen.

Kalt beschreibt diese Entwicklung als „ein intelligentes Ineinandergreifen von technologischen Möglichkeiten und menschlicher Fach- sowie Marktexpertise“. Seine Aussage zeigt zugleich, weshalb Datenpflege eine strategische Aufgabe wird. Je stärker eine Anwendung auf konkrete Kunden und Immobilien eingeht, desto wichtiger sind die Qualität und Aktualität ihrer Informationen. Künstliche Intelligenz erhöht den Druck, diese Grundlagen zu schaffen. In der deutschen ZIA/EY-Erhebung sehen 96 Prozent der Befragten KI in den kommenden fünf Jahren als relevant für ihr Geschäftsmodell. Zugleich bleibt Datenqualität eine der größten Umsetzungshürden.

Kahlig sieht drei Entwicklungen im Vordergrund: steigenden Produktivitätsdruck, höhere Erwartungen an digitale Services und die effizientere Nutzung vorhandener Daten. Portale wie Contweb sollen einen unkomplizierten Zugang zu Informationen und Dokumenten ermöglichen. Gleichzeitig gewännen aussagekräftige Auswertungen und datenbasierte Entscheidungen an Bedeutung.

Kalts Perspektive aus dem Vertrieb ergänzt dieses Bild. Daten sind die Grundlage, um Suchaufträge zu automatisieren, Informationen für Termine vorzubereiten und KI sinnvoll auf konkrete Immobilien und Kunden anzuwenden. In Verwaltung und Vertrieb führt der Weg zu anspruchsvolleren Anwendungen damit über dieselbe Vorarbeit: geordnete Informationen und verstandene Prozesse.