Fünf Stufen der Digitalisierung

Immobilienunternehmen sind häufig digital schlechter aufgestellt, als sie denken. „Unternehmen machen Schritt fünf vor Schritt eins “, beobachtet der Gründer und Geschäftsführer von docunite, Patrick Penn. „Nicht selten verlaufen Digitalisierungsprojekte dann im Sande. Und genervte Mitarbeiter haben im schlimmsten Fall das Vertrauen in digitale Lösungen verloren.“ Um den Digitalisierungsgrad des eigenen Unternehmens besser einschätzen zu können, hat docunite ein digitales Reifegrad-Modell entwickelt, das einen besonderen Fokus auf das Dokumentenmanagement für die Immobilienbranche legt. Auf Stufe 1 kommt das das Papier-Archiv. Die meisten Informationen existieren in der Regel auf Papier, sind gerne in Aktenordnern abgelegt und werden anlassbezogen gescannt, per E-Mail oder USB-Sticks verschickt.  Dezentrales Arbeiten und Skalierungsmöglichkeiten sind in dieser Phase schwierig. Auf Stufe 2 kommt das Server-Sammelsurium. Dateien, Dokumente und Informationen liegen – vielleicht sogar Passwort-geschützt – auf einem Server ab. Dennoch existieren viele verschiedene Ordner-Strukturen, die in Abteilungen über Jahre hinweg gewachsen sind. Auch diese Stufe hat noch wenig mit digtaler Evolution zu tun. Auf Stufe 3 kommt der Cloud-Computer-Club. Dateien und Dokument sind in ein digitales Ablagesystem gezogen: die Cloud. Hier können mehrere Leute parallel daran arbeiten. Zugriffsrechte lassen sich auf Dokumentenbasis vergeben und es gibt individuelle Strukturen statt festgelegter Ordner für alle. Anstelle von Silos, ist die Cloud durch eine vernetzte Organisation gekennzeichnet. Auf Stufe 4 kommen die Netzwerk-Nerds. Die Basis für team- und abteilungsübergreifendes Arbeiten bilden nicht mehr Ordner, sondern einzelne Dokumente. Wichtige Dokumente existieren nur noch in einer einzigen Version. Jeder Berechtigte arbeitet an dieser einen Version und ist immer auf dem aktuellsten Stand. In dieser Stufe hat das Denken in Aufgaben das klassische Abteilungsdenken abgelöst. Es existiert eine Single-Source-of-Truth auf Dokumentenebene. Auf Stufe 5 kommt die Mensch-Maschinen-Symbiose. Ein hohes Niveau an Automatisierung, schnittstellenübergreifende Prozesse, kein Informationsverlust und das Kollegenteam kann sich in ihrem Stuhl zurücklehnen und die wirklich wichtige Denkarbeit leisten. Eine digitalisierte Datengrundlage arbeitet mit Informationen anstatt mit Dokumenten. Jetzt kommen künstliche Intelligenz und Algorithmen voll zum Tragen und das Unternehmen ist in Phase fünf angekommen. Kollaboratives und transparentes Arbeiten sind jetzt wirklich möglich.