Daten revolutionieren Bürowelten

Die strategische Ausrichtung von Büroflächen wird zunehmend von Daten bestimmt. Laut einer aktuellen Studie des Immobiliendienstleisters CBRE nutzen bereits 80 Prozent der Unternehmen technologische Datenlösungen, um ihre Immobilienportfolios gezielt zu optimieren. Für 70 Prozent steht die präzise Erfassung von Flächendaten im Vordergrund, während 61 Prozent damit die Arbeitsplatzqualität (Workplace Experience) der Mitarbeiter verbessern wollen. Der technologische Reifegrad steigt: 82 Prozent der Betriebe weisen mittlerweile mindestens ein mittleres Integrationsniveau auf.

Automatisierte Datenfeeds sind im Flächenmanagement mit einer Nutzungsquote von 94 Prozent fast flächendeckend etabliert – primär gespeist aus HR-Systemen (86 Prozent). Auch die tiefergehende Verarbeitung über Data Warehouses, Data Lakes und digitale Dashboards legte im Jahresvergleich deutlich von 42 auf 54 Prozent zu. Patrick Schild, Head of Agency bei CBRE in Österreich, sieht darin einen unumkehrbaren Trend: „Unternehmen erkennen zunehmend, dass hochwertige Daten die Grundlage für bessere Entscheidungen rund um Flächen, Nutzung und Arbeitsplatzgestaltung bilden. Die Qualität der Daten entscheidet künftig maßgeblich über die Effizienz von Büroportfolios.“

Trotz des technologischen Fortschritts ortet die CBRE-Analyse erhebliche Defizite bei der Steuerung hybrider Arbeitsmodelle. Fast die Hälfte der Unternehmen (48 Prozent) verzichtet komplett auf digitale Tools zur Erfassung und Koordination der tatsächlichen Büroanwesenheit. Dieser Wert ist im Vergleich zu 2024 (39 Prozent) sogar spürbar gestiegen. Patrick Schild warnt vor dieser Entwicklung: „Es ist erstaunlich, dass fast jedes zweite Unternehmen keinerlei Technologie einsetzt, um nachzuvollziehen, wann und wie oft die Beschäftigten ins Büro kommen – und dass dieser Anteil sogar wächst. Ohne solche Daten bleibt jede Flächenoptimierung aber letztlich Raten statt Steuern.“

Geprägt wird der Büroalltag stattdessen von Raumbuchungssystemen: 77 Prozent setzen entsprechende Software ein, wobei Microsoft Outlook mit 46 Prozent Marktanteil dominiert. Gefragt sind hierbei vor allem Check-in-Systeme für Besprechungsräume (70 Prozent) sowie automatisierte Analysen zur Raumauslastung (50 Prozent). Konstant hoch bleibt zudem der Einsatz von Building Information Modeling (BIM): 76 Prozent der Unternehmen nutzen diese digitalen Gebäudemodelle, vorzugsweise im operativen Facility Management (55 Prozent), um Immobilien über den gesamten Lebenszyklus hinweg effizient zu verwalten.