Mit Tradition in die Moderne

Interview | Cynthia Billisich & Eugen Otto

Anlässlich des 70-jährigen Bestehens von Otto Immobilien sprechen Geschäftsführer Eugen Otto und Cynthia Billisich, Teamleiterin von eugen!, über die Entwicklung der Maklerei vom Faxgerät bis zum KI-Agenten, die Folgen des Bestellerprinzips und darüber, wie digitale Prozesse die Wohnungsvermittlung verändern.

Interview | Cynthia Billisich & Eugen Otto

Immobilien Magazin: Herr Otto, Otto Immobilien feiert heuer 70 Jahre. Sie haben einen großen Teil dieser Geschichte selbst mitgestaltet. Wie hat sich die Maklerei in dieser Zeit verändert?

Eugen Otto: Enorm. Als ich in den 1980er-Jahren begonnen habe, in der Firma mitzuarbeiten, waren wir in erster Linie eine Hausverwaltung. Ich habe dann neben dem Studium begonnen, erste Maklergeschäfte anzubahnen, und sehr schnell Freude daran gefunden. Damals war die Arbeit als Makler noch eine ganz andere: Ich hatte Schillingmünzen im Portemonnaie, um unterwegs telefonieren zu können. Es gab kein Handy. Die erste große technologische Errungenschaft war ein Faxgerät, für das ich meine Mutter erst überzeugen musste, 40.000 Schilling zu investieren.

Danach kamen Pager, später die ersten EDV-Systeme, und schließlich das Internet. Früher wurden Exposés auf der Schreibmaschine getippt, Fotos mussten entwickelt und aufgeklebt werden. Informationen wurden persönlich eingeholt: Man ging ins Grundbuch, kopierte Kaufverträge und fuhr durch die Stadt, um zu sehen, wo neue Projekte entstehen. Heute kann man digital nahezu alles erledigen. Das ist ein riesiger Sprung.

IM: War Innovation für Sie immer ein wichtiger Teil des Unternehmenskulötur?

Otto: Ja, wobei man das früher vielleicht nicht Innovation genannt hätte. Es waren neue Technologien, neue Produkte oder verbesserte Dienstleistungen. Ein Beispiel ist der Erste Wiener Zinshausmarktbericht, den wir 2009 aus der Taufe gehoben haben. Als 2008 die elektronische Grundbuchabfrage möglich wurde, haben wir erkannt, dass man den bis dahin sehr intransparenten Zinshausmarkt wissenschaftlich aufbereiten kann. Das war damals eine große Investition und ein Risiko. Aber ich war überzeugt, dass Transparenz langfristig der richtige Weg ist. Heute sehen wir, dass es funktioniert hat. Ähnlich war es bei der Wohnungsvermietung. Lange wurde dieses Segment in der Branche eher nebenbei behandelt. Mir war wichtig, das aufzubrechen und neu zu denken.

IM: Damit sind wir bei der digitalen Lösung eugen!. Wie ist die Idee entstanden?

Otto: Die Grundidee hatte ich schon seit vielen Jahren. Bei einem Partnertreffen in England habe ich ein Unternehmen gesehen, das einzelne Maklerleistungen digital angeboten hat. Ich dachte damals: So etwas müsste man auch in Österreich etablieren. Ursprünglich lief die Idee unter dem Titel „Easy Otto“ — weil alles einfach, schnell und digital sein sollte.

Der konkrete Impuls kam dann durch Cynthia Billisich. Ich habe von ihrer Arbeit an der FH Kufstein erfahren, wo sie sich mit der Zukunft der Maklerei beschäftigt hat. Das war für mich der richtige Zeitpunkt, dieses Projekt anzugehen. Während Covid haben wir begonnen, das Konzept zu entwickeln. Unser Ziel war ein digitaler Maklerservice, der automatisiert und effizient funktioniert, aber den persönlichen Kontakt nicht verliert.

IM: Frau Billisich, wie würden Sie eugen! beschreiben?

Cynthia Billisich: eugen! ist auf die Vermietung von Neubauprojekten und großen Beständen spezialisiert. Wir betreuen aktuell ein Portfolio von rund 6.000 Einheiten im Rahmen von Bestands- und Rahmenverträgen. Immer wenn eine Wohnung gekündigt wird, bekommen wir sie in die Vermietung.

Unser Prozess ist stark digitalisiert: Interessenten können direkt über Immobilienportale oder unsere Website anfragen, erhalten sofort ein Exposé, buchen online einen Besichtigungstermin und werden automatisch erinnert - per E-Mail und SMS. Die Besichtigung selbst ist aber immer persönlich. Das war uns wichtig. Danach läuft der Prozess wieder digital weiter, bis hin zum personalisierten Mietanbot.

IM: Wie reagieren Mietinteressenten auf diese digitale Vermittlung?

Billisich: Sehr positiv. Viele sind überrascht, wie schnell und unkompliziert der Prozess funktioniert. Wenn jemand um ein Uhr nachts eine Anfrage stellt, bekommt diese Person sofort eine Antwort und kann direkt einen Termin buchen. Gerade am Mietmarkt, wo die Nachfrage sehr hoch ist, ist das ein großer Vorteil.

Wir bieten den Prozess auch auf Englisch an und ermöglichen dadurch einen sehr niederschwelligen Zugang. Unser digitales Mietanbot berücksichtigt unterschiedliche Situationen: Bürgschaft, mehrere Hauptmieter, Selbstständigkeit, Zuzug aus dem Ausland oder fehlende MeldeLohnzettel. Das war technisch aufwendig, aber notwendig, damit der Prozess wirklich praxistauglich ist.

IM: Das Bestellerprinzip hat den Mietmarkt verändert. Hat es den Druck erhöht, effizienter und digitaler zu arbeiten?

Otto: Ja, aber wir haben das anders gesehen als viele in der Branche. Das Bestellerprinzip war jahrelang im Gespräch. Viele haben dagegen opponiert. Wir haben gesagt: Every problem is an opportunity. Wenn man den Prozess schneller, transparenter und effizienter macht, entsteht daraus ein Vorteil für alle Beteiligten — Eigentümer, Verwalter, Mieter und Makler.

Natürlich muss man hocheffizient arbeiten, sonst bleibt am Ende wirtschaftlich nichts übrig. Aber ich glaube, dass es am Markt Platz für beides gibt: für hochdigitale Dienstleistungen wie eugen! und für die klassische, persönliche One-to-One-Betreuung.

IM: Welchen Stellenwert hat eugen! inzwischen innerhalb des Unternehmens?

Otto: Man muss unterscheiden: eugen! betreut die B2B-Seite, also Großbestandhalter, Asset Manager, Fonds, Hausverwaltungen und Projektentwickler. Private Eigentümer sind bei der Otto Immobilien Boutique besser aufgehoben.

Wenn man rein die Anzahl der Mietwohnungen betrachtet, vermittelt eugen! pro Jahr etwa drei- bis viermal so viele Wohnungen wie die klassische Mietwohnungsvermietung bei Otto Immobilien. Im Schnitt vermietet eugen! jeden Tag eine Wohnung.

Billisich: In Peak-Zeiten haben wir 700 bis 800 E-Mails im Monat und aktuell durchschnittlich rund 370 Besichtigungstermine pro Monat. Die durchschnittliche Durchlaufzeit vom ersten Online-Auftritt einer Wohnung bis zum Abschluss liegt bei etwa sieben bis acht Tagen. Teilweise geht es sogar schneller.

IM: Ist eugen! auch eine Antwort auf den aktuellen Druck im Neubausegment?

Otto: Absolut. In der Vermietung ist Geschwindigkeit entscheidend. Wenn ein Neubau fertiggestellt wird, sollen die Wohnungen möglichst rasch bezogen werden können. Wenn wir zwei Monate vor Fertigstellung mit der Vermarktung beginnen, kann ein Projekt kurz nach Übergabe bereits ausvermietet sein. Diese Qualität und Geschwindigkeit ist ohne ein System wie eugen! kaum möglich.

IM: Sie haben nun auch einen KI-Agenten auf der Website von eugen! gestartet. Was kann er?

Billisich: Unser KI-Agent ist ganz neu und wurde gerade derzeit soft gelauncht. Er kann Wohnungen filtern, passende Angebote vorschlagen und Fragen beantworten — und zwar in jeder Sprache. Das erweitert den Zugang enorm.
Ein Interessent kann zum Beispiel schreiben: „Ich suche eine Wohnung im 10. Bezirk“, und der Agent schlägt passende Objekte vor. Er kann auch Fragen zu Kosten, Kaution, Kündigungsmöglichkeiten oder Bewerbungsunterlagen beantworten. Wichtig ist: Wir haben das rechtliche Rahmenwerk bewusst begrenzt und definierte Quellen hinterlegt. Der Agent soll informieren und vorqualifizieren, aber keine rechtliche Beratung ersetzen.

IM: Welche Rolle wird KI künftig in der Immobilienvermittlung spielen?

Otto: KI ist ein zusätzliches Werkzeug. Sie kann Prozesse verbessern, Informationen schneller zugänglich machen und Angebote besser auffindbar machen. Aber sie ersetzt nicht die Verantwortung, die rechtliche Umsetzung und den menschlichen Faktor. KI kann falsche oder unvollständige Informationen liefern. Gerade bei Immobilien braucht es jemanden, der haftet, prüft und begleitet. Gleichzeitig müssen wir dafür sorgen, dass unsere Angebote künftig von KI-Systemen gut gefunden werden.

IM: Welche Pläne haben Sie für die Weiterentwicklung von eugen!?

Billisich: Wir haben mit eugen! in Wien gestartet und sind mittlerweile in drei Bundesländern aktiv. Unser Prozess ist skalierbar. Das ist einer unserer größten Vorteile, gerade für Eigentümer mit Beständen an mehreren Standorten. Als nächste Zielmärkte schauen wir uns Graz und St. Pölten sehr genau an.

Gleichzeitig optimieren wir laufend. Es gibt kaum einen Tag, an dem uns nicht eine Idee begegnet, wie wir den Prozess noch besser machen können — etwa bei Bonitätsprüfung, Mietvertragsabwicklung oder digitalen Schnittstellen. Vieles wäre schon heute möglich, aber es braucht auf Auftraggeberseite manchmal noch mehr Mut.

IM: Wie sieht die Zukunft der Wohnungsvermittlung aus?

Otto: Ich glaube, wenn man sich eugen! anschaut, sieht man bereits sehr gut, wie Wohnungsvermittlung in Zukunft funktionieren wird: hochautomatisiert im Hintergrund, transparent für Eigentümer und Interessenten, aber mit persönlicher Betreuung dort, wo sie wirklich wichtig ist. Eigentümer wollen jederzeit wissen, wie der Vermietungsstand ist, wie viele Besichtigungen stattgefunden haben und welche Mietanbote vorliegen. Deshalb bieten wir auch ein Cockpit an.

Die Zeit, die man durch Automatisierung spart, kann man in persönliche Beratung investieren. Genau darum geht es: Digitalisierung nicht als Ersatz für Menschen, sondern als Werkzeug für besseren Service.

AutorStefan Posch